الهدف من الوظيفة:

تقديم مهام وخدمات السكرتارية بما في ذلك تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد المراسلات الصادرة، وفحص المراسلات الواردة، والتعامل مع منسوبي القطاع والتنسيق لإنجاز أعمالهم.

المسؤوليات (المهام):

· الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها، وتوجيه البريد الإلكتروني والمعاملات الصادرة والواردة حسب التوجيهات.

· تنظيم جدول ومواعيد الأعمال وترتيب ما يتعلق بمراجعات المنسوبين واستقبالات الزوار والضيوف.

· تنسيق الاجتماعات والتحقق من اكتمال ودقة المستندات اللازمة لها وحضور الاجتماعات وإعداد المحاضر اللازمة وتعميمها على الجهات المعنية.

· تنظيم السجل الخاص بالرسائل، والبريد، والمعاملات الصادرة، والواردة.

· طباعة المراسلات والخطابات والتقارير وغيرها باللغة المطلوبة والتأكد من تسليم البريد الوارد للجهات المحال إليها وفق الأصول النظامية المتبعة.

· الترحيب بضيوف وزوار المكتب وفقا للبروتوكولات المعمول بها.

· تنظيم وحفظ وأرشفة السجلات والملفات والوثائق الواردة والصادرة لتسهيل وتسريع الرجوع اليها عند الحاجة.

· تنسيق ومتابعة تذاكر حجوزات الطيران والفنادق وترتيب وسائل النقل اللازمة لتنظيم عملية السفر.

· القيام بأي مهمة أخرى يكلف بها في مجال الاختصاص.

متطلبات الوظيفة:

المؤهل التعليمي والخبرات:

· درجة البكالوريوس في (إدارة الأعمال أو ما يوازيها)

· ٢ - ٤ سنوات من الخبرة في المجال نفسه أو في مجال مشابه.

القدرات والمهارات:

· مهارات التخطيط والتنظيم.

· مهارات إدارة الوقت.

· مهارات التواصل الفعال.

· مهارات استخدام برامج الحاسب الآلي (Word – PowerPoint – Excel – Outlook).

· مهارات كتابة تحريرية.

· مهارات التواصل الشفهي.

· مهارات حسن التعامل والاستقبال.

· مهارات التكيف السريع مع التغيرات.